辦活動的技術

◎想炒熱現場氣氛，聲光效果不能省，該放動感音樂還是鼓勵大家大合唱？
◎觀眾椅子怎麼擺？排排坐還是分小組？座位和座位間的距離怎麼估算？
◎邀請重量級貴賓到場，但現場人員不認得這些人的臉，事前怎麼訓練？
◎該安排中場休息時間嗎？萬一聽眾就這樣離席逃跑了？
◎美酒暢飲、美女走秀，都不敵剛烤出來的蛋糕香氣（嗅覺），讓賓客難忘。

不管是高達數百、數千人的大會、講座，或只有數十人的派對，
從預算編列、場地安排到主講人邀約，
該怎麼打造既有意義、又能獲利的活動？
如何讓來賓像期待度假一樣，下次還想來？

從業超過30年、擁有3萬小時以上經驗、
曾為科氏工業、美國職業高爾夫協會辦活動，
被譽為「史上最佳活動規畫大師」的菲爾．默尚，手把手教你
辦活動的技術──從訓練人員、找場地、排行程，到如何和客人說再見。

◎現場，永遠有意想不到的狀況

．你想請誰來參加？來賓類型怎麼影響節目規畫？
如果你的來賓是一群老熟人（例如員工教育訓練），那大概不需要暖場；
但如果這群人互不認識（如出版社辦專業講座），你得好幾週前就開始「鋪路」：
建Line群組、創立臉書社團供大夥交流，到現場才能更進入狀況。
更重要的，事先搞清楚他們參加活動的目的（學新知？找商業夥伴？）

．去哪裡找工作人員？沒經驗的志工、新人怎麼教？
活動現場，所有服務人員都代表你的口碑，因為客人可不在乎，
惹怒他們的是沒領錢的志工、正式員工，還是你臨時抓來的工讀生。
因為現場所有的服務人員，都是你的口碑。

事前要人手一本流程表，說明：接駁車在哪？廁所在哪？有Uber服務嗎？
務必為沒有經驗的員工或志工找個可以現場求教的資深同事。
──知道某個時候誰在哪，找得到人幫忙。

‧人的平均注意力只有7分鐘，你的講者如何抓住眼球
如果你花錢請人來演講，當然期待他表現精采、與觀眾互動熱烈。
此時該找最有人氣的大咖（吸引很多人參加但演講內容普通）？
還是找沒啥知名度但有實力的專業人士？你的客人對內容有何期待？

◎魔鬼藏在細節裡，怎麼讓你的場子與眾不同？

‧想炒熱現場氣氛，歌單怎麼挑？
想想你的受眾年輕時的好歌，例如來賓平均40歲，就找25年前左右的金曲。
至於大合唱？你得花點時間讓眾人跟上──情緒先準備好，大家才願意配合。

‧當活動正式開跑，現場該留意哪些小事？
如果來賓來自各方、節目時間又長，請確保他們有中場休息時間；
遇到形單影隻的客人別忽視，請幫助他認識更多人、參與更多事；
散場回家後，請持續更新活動相關資訊一陣子，讓客人還能找得到你。

從數十人講座、派對到千人大會，從預算、場地到主講人邀約，
如何讓來賓像期待度假一樣，下次還想來？