大師輕鬆讀 No.203 三句話征服所有人的心

本期目錄：

步驟1：準備工作的檢核表

步驟2：簡報的結構

步驟3：其他注意事項


主題看板：

公開演說(Public Speaking)

演說的技巧，可以回溯到西元前5世紀的「語藝」(rhetoric)一詞。rheto-ric用在口語表達，可以稱做「辭辯學」或「說話技巧」。亞里斯多德在西元前330年撰寫的《修辭學》(Rhetoric)一書，就像是一本演說教科書，教我們如何在不同的情況，運用不同的說服技巧，並且分析該怎麼把邏輯學中的三段論(syllogism)與省略三段論法(enthymeme)等演繹推論方法，使用在口語表達上。亞里斯多德分別從演說者(the speaker)、聽眾(the audience)與論述內容(the speech)3個面向說明，並且主張語藝除了在論證探究(theprocess of inquiry)之外，最重要的本質就在於「說服」。亞里斯多德認為，演說是一種說服的能力，能夠在任何情況下運用各種方法，達成勸服的目的(Thefaculty of seeing in any situation the available means of persuasion)，而演說應該按照「緒言(Proem)、論點(Thesis)、論證(Support)、結論(Epilog)」的次序來建構。古羅馬的西塞羅(Cicero)與坤體良(Quintilian)從亞里斯多德的論點，衍申出演說5大要素(five canons of speech):構思論述(invention)、整合訴求(arrangement)、精準措辭(style)、記憶內容(memory)，以及整體表述(delivery)。兩人並且在演說架構中，加入了「反駁」一項，形成「緒言、論點、論證、反駁與結論」，這5大要素與架構，至今仍是美國演說教學中的重要觀念。

這種以說服為主要目的的觀念，來自當時在公民大會演說以及在法庭上辯論的背景，但是後人往往只追求法庭上的辯論技巧，把這種技巧視為政治利器，用來說服並且改變他人的信念與行為。這種趨勢後來便演變為注重style和delivery兩項要素的「演講術」學派(theelocutionists)，這個學派介紹了很多演講中語調與肢體控制的技術，到了現代就是所謂「有效演講術」、「快速銷售說服術」，以及政治人物的「詭辯伎倆」，而語藝本身邏推論證的特色則漸漸消失。這種只注重詭辯的發展，在台灣的政治性callin節目以及地下電台可說是十分蓬勃，2，000多年前的語藝概念，在電子媒體中獨特的體現方式，應該是亞里斯多德等哲人始料未及的。

預備工作(Preparation)

簡報預備工作最重要的目標在於，針對特定聽眾選擇適當訊息，或是針對對特定訊息選擇適當聽眾。也就是說，簡報目標不只是單純傳達資訊，而是要塑造訊息，說服聽眾接受內容，並且事先針對可能的批評做出準備。一位《財星》500大企業的勞工關係經理，為了協商降低醫療照護成本的問題，分別採用不同方式，對勞資雙方簡報。首先他針對基層員工進行溝通，為期1週，每天簡報一小部分資訊，並提供淺顯、易讀的書面資料，說明如果工會同意改變醫療照護計畫，公司承諾會把省下來的資金用來更新老舊的設備，提升公司競爭力，減低關廠及失業的風險。另一方面，面對執行長與董事長，這名經理只有一個小時的時間可以進行簡報。他在簡報中強調，如果管理階層執意改變醫療照護計畫，不搭配任何有創意的補償計畫，工會一定不會同意，造成協商破裂。他並且提醒，目前公司才剛進入快速成長期，股東可能無法忍受員工罷工。雖然雙方陣營都對他的計畫有所批評，然而這位準備充分的協商者，已經為這個計畫打下穩固的基礎。最後，管理階層及工會都接受了他的建議案，只做了小部分更動。

簡報軟體(Presentation Software)

在以前，簡報的輔助工具大概不出白板、掛圖、幻燈片等，即使電腦技術逐步發展，負責簡報的人員還是必須購買有黏性的透明投影膠片，買一部解析度不錯、價格昂貴的彩色噴墨印表機，還要投資昂貴的彩色墨水，辛苦做好簡報檔案，用彩色噴墨印表機一頁頁列印出來，整理成一個檔案夾。拜訪客戶時，必須隨身攜帶沈重的投影片，還要另外準備空白投影膠片，以免現場臨時要增加資料，得用奇異筆寫在投影膠片上投影出來。現在的簡報軟體都可以結合圖片、影像、音效、電腦動畫、網路訊息等各種類型資料，營造出聲光效果俱佳的多媒體簡報。目前較受歡迎的簡報軟體有微軟的PowerPoint、昇陽(Openoffice.org)的Impress等，而蘋果電腦也急起直追，開發出名為Keynote的簡報軟體。簡報軟體的出現，造就了製造投影機的企業，也終結了投影膠片製造商，以及投影膠片放映機製造商。對於工作人來說，簡報軟體解決了投影片笨重而昂貴的痛苦，卻也產生了另一種「麻煩」，就是得學會使用這些軟體。