經理人【經理人月刊 6月號/2014 第115期】下班前清空所有工作

內容簡介

編輯台時間

為什麼你的桌子那麼亂、工作做不完？

你一定有過這種經驗，明明手頭的事情忙得要命，大腦卻忍不住一直想，「糟糕，我好像還欠客戶一個東西」「怎麼辦，答應老闆要給的簡報還沒寫好」「忘了買狗飼料」「小孩好像快過生日了」……各式各樣的公事、私事，肆無忌憚地跑到你的腦海裡，搞得你的心思像在跑百米，工作進度卻在原地踏步。心理學上有一個名詞叫「蔡格尼效應」（Zeigarnik Effect），意思是還沒完成的工作和目標，會盤旋心中；直到工作完成、目標達成，這個不斷提醒的狀況便會戛然而止。《增強你的意志力》一書指出，有學者做了實驗來檢測「蔡格尼效應」。受試者被分成3組，一組寫下他們最近「完成了哪些事」，一組寫下「尚未完成、但是必須趕快完成的事」，第三組不但要寫下「未完成的事，還要詳細規畫該如何完成」。接著，實驗人員他們看完一本小說的前十頁，測試他們對於閱讀內容的理解程度。結果顯示，寫下未完成事項的人，比較難專心閱讀；有定計畫的人，比較不會分心，閱讀測驗的分數也比較高。研究人員得出結論，「人們在事情沒有做完的時候，之所以會一直分心，並不是無意識在敦促我們完成工作，也不是無意識在吵著要意識立刻完成工作，而是無意識是要意識去『擬定計畫』。」簡單說，如果你有很多想做、該做卻沒做的事，只要你為這些事安排了詳細的執行計畫，即使你實際上還沒完成，那些事就不會一直盤旋在你心頭，可以暫時還你清淨，專心完成當下的事情（Getting Things Done）。這期封面故事談的GTD工作管理系統，便是一套幫助你不要被大小事心煩到一事無成的方法。創始人是大衛．艾倫（David Allen），GTD是他的成名作《Getting Things Done》的縮寫。雖然艾倫並不是參照「蔡格尼效應」來設計GTD的，但是他確實很懂得人們的這種心理：你的桌子之所那麼亂，是因為那些堆積如山的文件書籍報告，你都沒有為它們「擬定計畫」，你只是放著，始終沒處理，也始終不敢丟。工作也是，人生也是，你總是有很多想做的事、該做的事，不管是對自己的承諾，或對他人的承諾，你都沒有為它們好好地擬定詳細的計畫，導致你一直活在夢想沒達成的悔恨、總是拖延進度的罪惡感裡，甚至在半夜三點驚醒，覺得人生好煩、自己好糟。「大腦是用來發想創意的，不是用來存放事情的。」艾倫說當你的頭腦堆滿了你虧欠自己或他人的承諾，大腦根本運轉不動，事情怎麼可能做得好。因此，把一切都趕出頭腦，是GTD的首要原則；接著，你得為這些事情安排「下一步動作」（Next Action），簡單的就立刻處理，複雜點的就針對列出的每一件事，都找出下一步要採取的具體行動。像是「慶祝結婚周年」「聯絡客戶」就不夠具體，再下一層「打電話到哪家餐廳定位」「寫e-mail給某某某」才夠詳細。曾經有記者進到艾倫的辦公室，發現他的桌上完全沒有文件紙張，文件夾、收件匣也都是空的。這應該是很多人想要的理想辦公空間，不致於每次想要動手做點什麼事，不是看到桌子太亂不想工作，就是把時間都用在整理桌面，最後該做的事也沒完成。

執行副總編輯
齊立文

章節目錄

Back to Basics主題學習

064 下班前清空所有工作
工作有進度，回家沒壓力
最簡單、最高效的工作管理系統——GTD
GETTING THINGS DONE!

066 工作管理系統：GTD To-Do List這樣用才對！
070 GTD系統創始人大衛‧艾倫（David Allen）充滿禪意、幫你淨空心靈與工作空間的
個人生產力大師基礎知識與管理流程072 全面掌控工作與生活煩心的事都清出腦袋，
想做的事都有明確行動步驟074 GTD橫向管理5階段全面網羅「未盡事宜」，
彙整成項目清單，逐一執行076 GTD縱向管理5階段定義目標、創意發想，
為模糊目標找出明確執行方法GTD工作管理流程5階段078 階段1：蒐集（Collect）捕捉大小事清空大腦，
將任務具體化降低壓力080 階段2：處理（Process）為待辦事項找出下一步行動，
把大事化小、小事化無082 階段3：組織（Organize）依照工作情境區分，
建立一次到位的行動清單084 階段4：回顧（Review）每周檢視、更新清單，
保持行動的準確度086 階段5：行動（Do）每一個行動都單純、可執行，
視情境、依直覺行事即可工具實做篇088 Gmail應用收件匣就是工作籃，
6步驟蒐集、歸類、清空090 GTD專用軟體Doit.im 把手機變成工作管理系統，
4步驟搞定大小事092 43個文件夾（43 Folders）為想做的每一件事編號排程，
建立強大的備忘錄系統案例094 時間管理專家張永錫：GTD×FAST 透過IFAST工作流，擺脫雜事困擾，
做出實際貢獻096 《PCuSER》主編黃鐘毅：GTD×Evernote 把Evernote當成事務暫存區和資料庫，
隨時蒐集、每日清空，做好工作管理098 知名部落客 MUKI（吳姿穎）：GTDXChronodex 以「做得完」為目標規畫待辦清單，
同一時段最多只排3件事

Focus本期焦點

CEO管理講堂104 波士頓顧問公司（BCG）台北辦公室負責人、合夥人兼董事總經理　徐瑞廷快速、有效地洞察客戶沒想到的事話題人物112 群眾募資平台Flying V執行長　鄭光廷用成功案例說服群眾掏錢，
48小時內募得上千萬行銷人物114 三立電視行銷公關部資深副總　張正芬營造懷舊氛圍、反映粉絲需求，
沒有大卡司照樣捧出收視冠軍

Books新書搶鮮

058 日文書介 / 《無為的生活：煩惱止息的108個練習》（暫譯）擺開煩惱的5個自我修煉，
做個「離苦得樂」的人060 中文書介 / 《盒內思考──有效創新的簡單法則》跳回思考的框框吧！
從現有素材就能找出好點子

天天補充管理養分的2大祕訣！
1.｜每日一句學管理｜5月金句

"如果什麼地方出了問題，就解決它。訓練自己不要憂慮，憂慮解決不了任何事。 ——海明威，諾貝爾文學獎得主"

訂閱「每日一句學管理」電子報www.managertoday.com.tw/edm/daily

2.｜網路熱門文章精選｜
HOT!
Top1. 倦怠了，該辭職了嗎？問問自己這４個問題吧！Top2. 上班族該知道的秘密：功勞與苦勞的價值表Top3. 向Google學30分鐘會議，從此不再開會開到死！Top4. 沒注意這五大細節，小心初次見面就被人默默討厭！Top5. 心理學耍心機！讓人無法拒絕的7個說話技巧

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Contents NO.115- 2014.6月號

Sepcial Report特別企畫

120 微軟、星巴克等大企業都在使用的新興管理工具
工作「遊戲化」，讓員工玩出高績效

案例篇126 群眾外包╳遊戲化以開放態度擁抱群眾，「路過」也能很友善128 省電╳遊戲化好玩又能節約能源，讓人願意一再體驗專家篇130 創意徵選╳遊戲化台灣微軟上官林傑、蔡孟儒藉助社群外包的力量，「黑客松」開發新App132 企業文化╳遊戲化
LINE台灣分公司副總經理陶韻智當工作像闖關遊戲時，成功是破關的副產品134 讀書會╳遊戲化 HPX讀書會呂恆慧、卓致遠、林承毅有伴一起讀書，真好！不來？就是你的損失！137 慢跑╳遊戲化 Code for Tomorrow基金會發起人徐子涵和自己賽跑的人，跑鞋是最好的勳章

Column專欄
012 編輯台時間齊立文為什麼你的桌子那麼亂、工作做不完？016 社長學步集何飛鵬打破砂鍋問到底 018 講理盧希鵬消弭界線，商機無所不在022 未來發生堂溫肇東走一條不一樣的路026 青梅煮酒論林文政把A級人才放在
A級職位上100 職場溝通塾黑立言成為他人的祝福 102 全球大講堂許毓仁世界正在開放

WORKING TIPS實用祕技

040 溝通祕技看《海賊王》長大的部屬，
需要不同的激勵與領導方式041 領導祕技 4技巧讓部屬快速成長，
主管才不會愈做愈累042 道歉祕技一直說「不好意思」，
不等於真心道歉043 社交祕技充實自我、增強專業魅力，
不用勉強社交也有好人脈044 領導祕技部屬表現不好用罵的沒用！
用對讚美業績一飛沖天

Contents NO.115- 2014.6月號

Ideas Update管理在線

032 《Fortune》柯林頓卸任10年還超人氣的祕密《THE 21》用碼表幫工作計時的行動紀律033 日經《Associé》
明確的志向與信念讓你成為世界級領導人《COURRiER JAPON》皮克斯動畫部部叫好又叫座的秘密034 《Fast Company》IBM推動核心能力跨界應用《Inc.》面談321法則035 《Chief Learning Office》Y世代主管來了！《T+D》工作「遊戲化」，用榮譽感激發員工鬥志036 《Chief Content Officer》觸動人心、貼近真實的微電影才能被看見！《Target Marketing》內容行銷5W策略038 《販促會議》戶外廣告效益最大化祕訣：增加行人參與感《HR magazine》有效防範員工舞弊要點

DIAGRAM管理圖解

048 聆聽風格（Listening Style）簡報沒人聽，不是你講得不好，
而是沒掌握聽眾「聆聽風格」050 創新雷達（Innovation Radar） 12個面向盤點組織創新策略，
用新價值、而非新功能打動顧客052 品牌商標設計5階段將企業核心精神融入商標，
加深消費者的品牌印象054 人脈地圖破除「朋友多、好辦事」迷思，
找出能讓你成長的關鍵人脈

MBA@Office辦公室商學院
138 商業思想家領導，是帶領眾人過更好的生活148 INSEAD智庫網 Nokia為何失去手機霸主地位，
我們可以從中學到什麼？

MANAGER'S LIFE下班後

156 放輕鬆 / 富邦藝術基金會執行長　翁美慧從合唱到獨唱，都要努力做到最好 162 跟名人學英文 / 跟山姆‧沃爾頓（Sam Walton）學英文 “Focus on something the customer wants, and then deliver it.”

更正啟事●《經理人月刊》第114期　第60頁理察‧柯克，正確應為理查‧柯克。

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Back to Basics主題學習

064 下班前清空所有工作
工作有進度，回家沒壓力
最簡單、最高效的工作管理系統——GTD
GETTING THINGS DONE!

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070 GTD系統創始人大衛‧艾倫（David Allen）充滿禪意、幫你淨空心靈與工作空間的
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想做的事都有明確行動步驟074 GTD橫向管理5階段全面網羅「未盡事宜」，
彙整成項目清單，逐一執行076 GTD縱向管理5階段定義目標、創意發想，
為模糊目標找出明確執行方法GTD工作管理流程5階段078 階段1：蒐集（Collect）捕捉大小事清空大腦，
將任務具體化降低壓力080 階段2：處理（Process）為待辦事項找出下一步行動，
把大事化小、小事化無082 階段3：組織（Organize）依照工作情境區分，
建立一次到位的行動清單084 階段4：回顧（Review）每周檢視、更新清單，
保持行動的準確度086 階段5：行動（Do）每一個行動都單純、可執行，
視情境、依直覺行事即可工具實做篇088 Gmail應用收件匣就是工作籃，
6步驟蒐集、歸類、清空090 GTD專用軟體Doit.im 把手機變成工作管理系統，
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做出實際貢獻096 《PCuSER》主編黃鐘毅：GTD×Evernote 把Evernote當成事務暫存區和資料庫，
隨時蒐集、每日清空，做好工作管理098 知名部落客 MUKI（吳姿穎）：GTDXChronodex 以「做得完」為目標規畫待辦清單，
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058 日文書介 / 《無為的生活：煩惱止息的108個練習》（暫譯）擺開煩惱的5個自我修煉，
做個「離苦得樂」的人060 中文書介 / 《盒內思考──有效創新的簡單法則》跳回思考的框框吧！
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天天補充管理養分的2大祕訣！
1.｜每日一句學管理｜5月金句

"如果什麼地方出了問題，就解決它。訓練自己不要憂慮，憂慮解決不了任何事。 ——海明威，諾貝爾文學獎得主"

訂閱「每日一句學管理」電子報www.managertoday.com.tw/edm/daily

2.｜網路熱門文章精選｜
HOT!
Top1. 倦怠了，該辭職了嗎？問問自己這４個問題吧！Top2. 上班族該知道的秘密：功勞與苦勞的價值表Top3. 向Google學30分鐘會議，從此不再開會開到死！Top4. 沒注意這五大細節，小心初次見面就被人默默討厭！Top5. 心理學耍心機！讓人無法拒絕的7個說話技巧

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工作「遊戲化」，讓員工玩出高績效

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012 編輯台時間齊立文為什麼你的桌子那麼亂、工作做不完？016 社長學步集何飛鵬打破砂鍋問到底 018 講理盧希鵬消弭界線，商機無所不在022 未來發生堂溫肇東走一條不一樣的路026 青梅煮酒論林文政把A級人才放在
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明確的志向與信念讓你成為世界級領導人《COURRiER JAPON》皮克斯動畫部部叫好又叫座的秘密034 《Fast Company》IBM推動核心能力跨界應用《Inc.》面談321法則035 《Chief Learning Office》Y世代主管來了！《T+D》工作「遊戲化」，用榮譽感激發員工鬥志036 《Chief Content Officer》觸動人心、貼近真實的微電影才能被看見！《Target Marketing》內容行銷5W策略038 《販促會議》戶外廣告效益最大化祕訣：增加行人參與感《HR magazine》有效防範員工舞弊要點

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048 聆聽風格（Listening Style）簡報沒人聽，不是你講得不好，
而是沒掌握聽眾「聆聽風格」050 創新雷達（Innovation Radar） 12個面向盤點組織創新策略，
用新價值、而非新功能打動顧客052 品牌商標設計5階段將企業核心精神融入商標，
加深消費者的品牌印象054 人脈地圖破除「朋友多、好辦事」迷思，
找出能讓你成長的關鍵人脈

MBA@Office辦公室商學院
138 商業思想家領導，是帶領眾人過更好的生活148 INSEAD智庫網 Nokia為何失去手機霸主地位，
我們可以從中學到什麼？

MANAGER'S LIFE下班後

156 放輕鬆 / 富邦藝術基金會執行長　翁美慧從合唱到獨唱，都要努力做到最好 162 跟名人學英文 / 跟山姆‧沃爾頓（Sam Walton）學英文 “Focus on something the customer wants, and then deliver it.”

更正啟事●《經理人月刊》第114期　第60頁理察‧柯克，正確應為理查‧柯克。