大師輕鬆讀 No.210 打敗混亂

本期目錄：

-- 20步擺脫混亂一族 --

1. 找出不安的來源
2. 不見的資訊，等於沒用的資訊
3. 找出混亂習慣背後的不安
4. 了解並善用自己的學習型態
5. 改變人生從改變用字遣詞開始
6. 動手前，先想像最後結果
7. 了解克服混亂習慣的重要性
8. 現在花時間，可替未來省更多時間
9. 運用80/20法則
10.錯誤難免，不必太在意
11.太有條理一樣讓人很有壓力
12.價值觀混淆不清永遠都混亂
13.工作不適合永遠都處於混亂
14.要體認到，混亂會弄巧成拙
15.克服混亂沒有一體適用的辦法
16.雜亂的桌面會讓混亂習慣惡化
17.覺得不知所措，就先休息
18.力有未逮時，就把專案切割成細項工作
19.決策就是在賭博
20.想了解自己捨棄了什麼，是人之常情


主題看板：

缺乏安全感(Insecurity)

失序，常常是心理缺乏安全感的具體徵候。以精神分裂症患者為例，語言脫軌或語無倫次，讓人不曉得是在說什麼，如:「我聽到兩個人在說我壞話，說我從小到大有多麼差勁......」，其實可能是因為患者自身童年經驗的影響，相當在意別人的眼光，擔心別人不認同自己。事實上，當心理感到缺乏安全感，放棄或逃避都不對，反而必須跟自己的不安共處。美國心理治療師西吉爾指出，例行的工作會麻木自己的知覺，讓自己感到安全。想要有重大改變，就必須認清並且承受一定的不安全感，堅持下去、耐心等待，並且保持平靜。能夠坦然自在地面對不安全感非常重要，因為這種態度可以幫助我們發展出直覺能力，敏銳察覺發自內心的聲音。

資深主播李四端，在民國86年離開台視，帶了一群同事轉戰TVBS，卻在10個月之後閃電回到無線台。民國94年，李四端單槍匹馬回到TVBS。在接受訪談，闡述兩次進入TVBS的不同時，李四端表示:「在以前，我覺得一定要有熟識的人在周圍來保護我自己......但後來有新的體悟，到新單位，你的自我價值、自我信心是很重要的。7年前來的時候，我充滿疑懼、充滿不安、充滿惶恐，最後我選擇把自己藏起來，好像把自己縮在自認為安全的角落。新到一個地方，如果自信不足，就會把不安轉化為拘謹。在別人眼中，拘謹就是覺得你怪怪的、或即或離，其實這是不安全感的展示而已。那時我沒有花太多時間和其他人相處，每天只和熟悉的朋友在一起，我想那是個錯誤，我來的時候沒什麼，走的時候也無聲無影。」

學習型態(LearningStyle)

學習型態的概念，是在1954年由美國學者泰倫(Herbert Thelen)首次提出，但是Learning Style一詞，則是直到1970年前後才真正出現。學習型態是指個人處理訊息的習慣，也就是學習者在知覺、思考、解決問題，以及記憶方面的習慣性表現，通常包含了個人的認知型態、情感特徵與生理習慣等特性。教育學者史坦柏格(R.J.Sternberg)認為，學習型態的意義是個人在使用自己能力時偏好的方式，不是能力，也沒有好壞之分。史坦柏格並且認為，學習型態具有下列特性:1.學習型態不是能力，是使用能力的偏好方式，型態與能力相互配合，可以相得益彰。2.學習者的學習偏好不會單屬某一型態，而是多種學習型態的組合。3.學習者的學習型態，具有不同程度的變通性。4.學習型態是社會化的結果，是可以改變的。5.學習型態沒有固定的好壞標準，時間與場合不同，評價也不同。

目前在美國企業界與教育界，最廣為運用的是學者庫柏(David A.Kolb)的學說。這個學說把學習牽涉到的活動狀態分為4種:具體經驗化(Concrete Experience)、抽象概念化(Abstract Conceptualization)、反映觀察(Reflective Observation)，以及主動實驗求證(Active Experimentation)。這4種活動會構成學習循環(Learning Cycle)，卻也相互對立的，於是造成一般人會停留在自己特定偏好的「象限」中，成為自己的學習類型，因此學習者的學習重點各不相同，分別是在滿足各自的疑問重點(why、what、how、what if)。

歸檔方法(Filing System)

辦公室如果能建立檔案管理制度，並且確實整理，文件就不會像垃圾一樣尾大不掉。要能有效管理文件，企業行政管理專家石詠琦提出以下建議:1.定期整理，辦公室每隔3個月要大清倉一次，至少清掉1/5的無用文件。2.制訂檔案時效，80%的檔案其實都只保存1年即可，財務憑證依稅法規定保存7年、法律憑證保存10年或永久保存，而會議紀錄及計畫書也只要保存3年就可以了。3.採用中央管理(Central Filing System)，把各種檔案交由檔案室或資料室共同管理，有效歸類編目。4.採用正確分類方法，例如日期法、地域法、部首法或是顏色法等。5.注意編目與存檔方式，用電腦存檔要注意統一檔名，還有能夠共同享用的空間，方便存查。6.注意調閱管理:在公家單位要借閱資料，必須填寫借閱單、簽名並依時限繳還，值得一般企業學習，方便追蹤檔案。

至於個人作業上，其實可以仿效賣場與物流倉儲上下架的作法(最短動線)，依據動線決定檔案的優先順序。簡單來說，就是「常用檔置上、罕用檔歸檔」。檔案每次使用完畢，就把檔案放在最上面，一、兩個月都沒用到的檔案，就會「沈」到最下面。一段時間之後，「沈底」的檔案就可以歸到檔案櫃存放。這種方法，可以輕鬆地由上向下找到自己要找的檔案，因為檔案擺放的順序，已經在使用過程中自然調整到最佳狀況。要再次使用時，只要由上向下找，就等於由常用向罕用的次序找，自然能很快找到。